Подписано цифровой подписью:
Директор МБОУ СОШ №38 г.
Шахты Куракова И.А.
Дата: 2021.03.26 09:56:03 +03'00'

I. Общие положения
1.1.

1.2.

1.3.

Номенклатура дел – это утвержденный в установленном порядке,
систематизированный, с указанием сроков хранения список наименований
дел, заводимых в делопроизводстве.
Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки
исполненных документов в дела (схема классификации), указатель
индексации документов и дел, сроков их хранения,
является учетным
документом в делопроизводстве и архиве школы.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их
содержанию и видам. Наличие номенклатуры дел в ОО обязательно.
II. Составление номенклатур дел

2.1 Номенклатура дел:
− разрабатывает классификационную схему номенклатуры, т.е. порядок
расположения дел;
− устанавливает сроки хранения дел;
− определяет систему индексов и индексацию дел;
− оформляет и согласовывает номенклатуру дел.
2.2 Работа по составлению номенклатуры дел школы подразделения (филиала)
координируется ответственным за ведением делопроизводства.
2.3 Номенклатура дел составляется путем заполнения граф бланка
номенклатуры. Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле,
называется статьей номенклатуры.
2.4 В первой графе проставляют индексы дел.
2.5 Во второй графе указывается наименование разделов номенклатуры и дел.
Индексы разделов номенклатуры соответствуют индексам школы: 01Организация управления; 02- образовательная деятельность; 03 – кадры и т. д.
2.6 В графе «Примечание» на протяжении периода действия номенклатуры
проставляют отметки о заведении дел, передаче их в архив школы.
2.7 В графе «Сроки хранения и статьи по перечню» указываются сроки хранения
документа и № статьи по перечню.
2.8 Наименования дел в номенклатуре должно кратко, четко и конкретно
отражать состав и содержание документов, которые предполагается
группировать в дела. Заголовок дела должен отражать содержание
документов в сочетании с определением видов этих документов.

III. Система сбора и хранения информации
3.1 Система сбора документов в дела происходит в соответствии с
номенклатурой.
3.2 При формировании дел требуется строго соблюдать объем и состав
документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не
относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет
и журналов документов проверяется правильность их оформления (наличие
подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.п.) недооформленные и
неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на
доработку.
3.3 Документы постоянного и временного срока хранения формируются в
разные дела.
3.4 В деле группируются документы одного делопроизводственного года.
Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые
решаются несколько лет).
3.5 Расположение документов внутри дел производится в хронологическом
порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале
года или по алфавиту.
3.6 Дело, ведение которого утратило свою актуальность, но подлежит
длительному хранению, может указываться в номенклатуре с пометкой в
графе «Примечание» - «только хранение» / или не указываться, но за ним
сохраняется индекс дела, тогда в актуальной номенклатуре ставится прочерк
в графе «Наименование дела».
3.7 Номенклатура дел школы печатается в нескольких экземплярах.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами
постоянного хранения.
3.8 Номенклатура дел школы пересматривается не реже чем раз в 5 лет. В
случае изменения функций и структуры школы, она составляется,
согласовывается и утверждается заново.
3.9 Номенклатура дел школы в конце каждого года уточняется, утверждается
директором школы и вводится в действие с 1 января нового календарного
года.
3.10 Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на
государственное хранение, одобренная экспертной комиссией, ежегодно
утверждается директором школы. Первый экземпляр номенклатуры
хранится не менее 10 лет.